10 CONSEJOS PARA UNA COORDINAR UN EVENTO EXITOSO

Si alguna ocasión organizaste un fiesta, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta regla define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la regla más preciada.

Organizar una convivio no es una labor simple. Pero puedo Reconocer 10 puntos clave que debe tener en cuenta con el fin de que todo salga correcto.

1. Definir el propósito y el formato



Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para un causa u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la repartición de roles dentro del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en internet, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a conseguir el fin del acontecimiento.

2. Preste suficiente concentración a la planeación



El programa debe incluir logística, material y la promoción de la evento. Cree un documento disponible para todo el grupo donde cada integrante pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare un listado de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una actividad. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta momentos imprevisibles



Vea la relación de tareas y las refleje en su presupuesto. También vale la pena pensar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.


4. El diablo está en el detalle



Si desea asombrar gratamente a sus asistentes, analice en completamente hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si tiene un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y cómo su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría ofrecer la oportunidad de asistir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta impresionar a la multitud y genera el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esta situación es exactamente lo que genera la impresión de una acontecimiento.

5. Verifique la sede y considere un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, Pudiera suceder que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no haya inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.


6. Asignar responsabilidades



Es muy primordial distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la parte de gestación sino de igual manera a lo Get More Information largo de el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de alimentos, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del acontecimiento.

Entregue a cada elemento del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente particular.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el evento



No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de una fiesta. El estilo de convivio, su público objetivo, los fondos interiores y el capital determinan su enfoque de publicidad. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a la acontecimiento para casi todos.

También es importante crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio



Verifica de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea amistoso con los asistentes, oradores y socios. Trata de solucionar sus inconvenientes o preguntas y cumplir con sus expectativas, inclusive si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es cómo han sido tratados y el ambiente, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un control final 24 horas antes al evento



Asegúrese de haber informado a los asistentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los invitados sobresalientes y preparó los materiales impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa la convivio, permita que cada elemento del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

10. Solicitar sugerencias



Probablemente estés cansado y dichoso después del evento, pero será complicado para ti dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes deben completar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, localidades y la trabajo de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar imprevistos en el futuro y a progresar la calidad de sus fiestas. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de un acontecimiento. Esto será útil si su fiesta se realiza nuevamente.

Cualquiera que sea la acontecimiento que organice, sea optimista y no tenga temor a las sorpresas, ¡y su acontecimiento será un éxito!

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